Konzept für elektronische Aktenführung erstellen
Antrag für die Sitzung des Rates am 26. März 2015

Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister Mast-Weisz,

die Fraktionen/Gruppen von CDU, SPD, GRÜNE, DIE LINKE, FDP und WiR stellen für die Sitzung des Rates am 26. März 2015 folgenden Antrag.

Die Verwaltung wird beauftragt,

1. die Realisierung der digitalen Gremienarbeit in einer Pilotphase für die Ratsmitglieder mit dem Ziel

– die entsprechenden Endgeräte zur Verfügung zu stellen,
– die Nutzung durch Schulungen und Anwenderdokumentationen vorzubereiten,
– elektronische Annotationen von Sitzungsunterlagen und deren Speicherung zu ermöglichen,
– einen Zugang für den Aufbau einer WLAN-Verbindung in den Sitzungssälen des Rathauses einzurichten,
– dem Rat einen entsprechenden Vorschlag für die Änderung der Geschäftsordnung hinsichtlich von Form und Frist der Einladungen vorzulegen,

zu prüfen.

2. eine Konzeption für die Einführung der elektronischen Aktenführung zu erstellen und dem Haupt-, Finanz- und Beteiligungsausschuss zu berichten.

Begründung:

Seit dem Jahr 2010 sind Sitzungsunterlagen im Ratsinformationssystem im Internet verfügbar. Zudem besitzen die Ratsmitglieder die Möglichkeit, mit ihren persönlichen Zugangsdaten die nichtöffentlichen Drucksachen abzurufen. Damit ist im Grundsatz der orts- und zeitunabhängige Zugriff auf alle Sitzungsunterlagen möglich.

Gleichwohl stellt sich das gegenwärtige Angebot als nicht praktikabel genug dar, um im Alltag eingesetzt zu werden. Viele Kommunen, Kommunalverbände und Planungsbehörden unterschiedlicher Größenordnung haben bereits die Voraussetzungen für die digitale Gremienarbeit geschaffen. Damit eine möglichst hohe Zahl an Ratsmitgliedern ausschließlich den digitalen Zugang zu Sitzungsunterlagen nutzen und das Verfahren rechtssicher gestaltet werden kann, ist es erforderlich, die im Antrag genannten Maßnahmen umzusetzen.

Das derzeit genutzte System „Session“ der Fa. Somacos bietet mit der Applikation „Mandatos“ beispielsweise ein Programm, das den Einsatz von Kommentar- und Markierungswerkzeugen unterstützt. Da die Sitzungsräume im Rathaus derzeit noch über keine Access Points für den Aufbau einer WLAN-Verbindung verfügen, ist es zudem erforderlich, die Endgeräte mit einer UMTS-Karte auszustatten. Mitgliedern der Bezirksvertretungen sowie sachkundigen Bürgern und Einwohnern soll es ermöglicht werden, mit eigenen Endgeräten an der digitalen Gremienarbeit teilzunehmen.

Nach § 47 Abs. 2 Satz 1 GO NRW sind Form und Frist der Einladung durch den Rat in der Geschäftsordnung zu regeln. Es handelt sich dabei also um eine innere Angelegenheit, die der Rat in eigener Verantwortung behandeln kann. Hilfsweise eröffnet § 3a Abs. 2 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) NRW zudem die Möglichkeit, eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform durch die elektronische Form zu ersetzen.

Mit der Digitalisierung kann die Gremienarbeit nicht nur moderner und effizienter, sondern auch papierärmer gestaltet werden. Papier, Porto und Druckkosten und möglicherweise auch Personalaufwendungen können durch den Verzicht auf Druck und Versand von Sitzungsunterlagen reduziert werden. So rechnet der Landschaftsverband Rheinland (LVR) beispielsweise mit einer Amortisierung des Einsatzes von Tablets ab dem vierten Jahr. Damit bringt die Digitalisierung der Gremienarbeit auch einen wirtschaftlichen Vorteil mit sich.

Ein weiterer Baustein des E-Governments ist die Einführung der elektronischen Aktenführung. Mit Einsatz der elektronischen Akte können die betreffenden Prozesse komfortabel, rechtssicher und wirtschaftlich umgesetzt werden. Auch wenn Papierakten und elektronische Dokumente in einem Übergangszeitraum wohl nebeneinander geführt werden dürften, so sollte die langfristige Zielvorstellung bestehen, die elektronische Aktenführung an die Stelle der Papierakte zu setzen und damit eine medienbruchfreie Aktenführung zu garantieren. Es ist sicherlich sinnvoll, in Pilotbereichen die elektronische Aktenführung zu beginnen und eine Evaluierungsphase anzuschließen.

Nach dem E-Government-Gesetz des Bundes sind seit dem 1. Juli 2014 bereits alle Behörden des Bundes, der Länder und der Kommunen verpflichtet, elektronische Dokumente entgegenzunehmen, wenn sie Bundesrecht umsetzen. Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten ab dem Jahr 2020 vollständig elektronisch führen.

Den Beschäftigten wird ein zeitgemäßes und vernetztes Arbeiten ermöglicht. Akten befinden sich für alle Beteiligten in einem einheitlichen Bearbeitungsstand und sind orts- und zeitunabhängig verfügbar. Die ordnungsgemäße Aktenführung wird erleichtert.

Mit freundlichen Grüßen

gez.
Jens-Peter Nettekoven
Fraktionsvorsitzender

gez.
Sven Wolf
Fraktionsvorsitzender

gez.
Beatrice Schlieper
Fraktionssprecherin

gez.
Wolf Lüttinger
Vorsitzender Ratsgruppe

gez.
Waltraud Bodenstedt
Vorsitzende Ratsgruppe